開放式辦公室的迷思

對我來說，那些拆掉了partition、「一覽無遺」的開放式辦公室設計向來不是我杯茶，所以一看到這篇“The impact of the ‘open’ workspace on human collaboration"論文時就自然引起我的注意。研究的發現除了有點出人意表外，研究內採用的手法也蠻創新的，以下是關於這項研究的一些介紹︰

• 研究由哈佛商學院Division of Research and Faculty Development贊助進行，研究人員找到兩間Fortune 500企業參與研究，它們的總部各有一層正籌備改建的辦公室，研究人員就在辦公室改建前及改建後收集員工的溝通數據(包括電郵、即時通訊軟件[IM]及面對面交談)，希望藉此比較傳統辦公室(cubicle)及開放式辦公室對員工溝通的影響。
• 研究的其中一個創新之處(至少我這樣覺得啦)就是利用特製的穿載式裝置──一塊垂在胸前的牌子──來偵測及記錄員工們的對話。該裝置設有紅外線感應器(當兩名員工走近時，兩塊靠近的紅外線感應器在讀到訊號後便可以判斷兩人走近)、收音咪(紀錄說話但不會紀錄說話內容)、加速感應儀(判斷員工移動)及藍芽裝置(配合安裝於辦公室內的收發器運作，可紀錄員工的位置)。研究團隊借著這些新興科技來紀錄員工的對話時間、次數及談話長度，這比起以往只能派研究員直接觀察來收集數據來得準確，收集的數據亦更全面，可以說沒有這些創新科技這項研究根本沒法完成。
• 除了利用隨身穿載裝置外，研究人員亦會審視公司伺服器的記錄來分析員工發放和接收電郵與IM訊息的數目、時間及字數(！)。在分析過程中，研究人員嘗試理解員工坐位的距離對溝通的影響，他們甚至利用機器學習(machine learning)來模擬不同情況。只能說現今的研究員除了要精通研究範疇內的專業知識外，也要同時留意科技發展，這樣才能在研究項目中突破傳統技術限制進行更新的數據收集和資料分析工作。
• 研究員採用了傳統的Pre-post方法，就是在兩間公司於辦公室改建前後收集數據，用以比對傳統cubicle辦公室及開放式辦公室的分別。兩次數據收集活動相隔3個月，這「3個月」的間距是建基於三個考慮︰(1) 公司的運作週期約為一個季度，3個月的時間可以讓研究團隊回到公司工作週期內的相若時段，這樣可確保員工的工作性質和工作量維持在接近的水平；(2) 辦公室改建後員工需要時間適應新的格局，故相隔時間不能太短；(3) 同時相隔時間亦不能太長，以免員工因工作項目改變導致工作內容及工作量有重大改動。在收集數據時第一間公司容許研究團隊在pre及post階段各收集3星期數據，而第二間公司則加長至各階段8星期，可以想像整個研究歷時應該超過一年，期間研究員需要經常和公司管理層及員工進行溝通，同時亦要處理各種執行與技術上的大小問題，這些都需要良好的研究規劃及細心執行，但好的研究除了要有創意，也要兼備嚴謹與耐性，而這項研究也反映這些特點。
• 研究顯示拆除了「壁壘」後，員工不但沒有增加與同事面對面交流的次數──他們反而減少了交談的次數及長度──以總時間來說跌幅還不少，分別達到72%(公司1)及67%-71%(公司2，視乎不同的算法而有所差異)。相反電郵、IM等電子訊息的交流則增加不少，這樣的結果恐怕令不少企業管理層大跌眼鏡，畢竟他們應該相信「開放式辦公室能促進員工的直接交流」才會選擇開放式辦公室吧。研究報告沒有說明為甚麼開放式辦公室似乎降低了員工的面對面交談(始終這不是研究的焦點)，但論文中有提到員工對私隱的關注可能是其中一個原因。或許這個解釋有點「阿媽是女人」的感覺，但學術研究本來就是利用科學的方法來檢視一些我們以為理所當然的道理。例如在這項研究之前，「開放式辦公室能促進員工面對面交流」這個看法不就被不少公司、特別是一些所謂創新、具前瞻性的跨國企業奉爲圭臬，而正是透過這次研究我們才能推翻這個看法。
• 我很好奇參加研究的兩間企業管理層在得知研究結果後會有何感想？他們大概也是抱著「促進同事直接溝通」的想法而決定將辦公室改為開放式設計，現在研究指出效果適得其反，那他們是否要為此問責？
• 承上點︰我想類似的研究大概只能在西方的企業中進行。首先光是獲得企業同意參加研究已非易事，畢竟企業要為此撥出資源來配合研究進行(如讓員工出席研究簡介會、讓研究團隊進行面談和收集數據、分享公司資訊等)，更別提研究結果出來後可能衍生的政治問題；另外員工對私隱的擔憂也可能令他們不願參加研究(最終公司一及公司二合共超過150人同意做「白老鼠」，他們約佔兩間公司兩層辦公室人數四成)。我很懷疑在講求效率、重視即時成效的香港公司和員工會否願意參加同類的研究計劃。
• 後來和朋友談起這篇文章，大家不約而同得出這個結論︰不肯定外國的情況，但香港公司採用開放式辦公室更多是出於成本的考慮︰剛是傢具便已省下不少開支，更別提開放式辦公室所需空間較少，這在「尺金寸土」(非筆誤)的香港來說是一個很大的誘因，至於員工的溝通是否因此變差大概就不在管理層考慮之列吧。