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為什麼要做會議紀錄?掌握會議紀錄技巧5大重點!

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每一場會議都有其目的,而會議紀錄是能夠確保在開會後,將開會做出的決策、以及任務分配等細節記下來,幫助團隊進行分工的依據,若沒有這些資料能提供後續追蹤,那開會結束後所決議的項目常常就會不了了之,失去了開會的意義。透過以下的介紹,能幫助大家更快瞭解為何要做會議紀錄,以及撰寫時的技巧。
圖片來源:Freepik

為何要做會議紀錄?

1.記錄會議決策結果

建立正式的書面紀錄,可有助於團隊記錄會議中所做出的決策,並維持權責分明。

 

2.使團隊成員資訊同步

若團隊中有成員因會議衝突,或其他原因而缺席會議,就可透過會議紀錄幫助他們迅速瞭解會議內容,來達到資訊同步,並確認自己需處理的工作項目。

 

3.專案追蹤、待辦紀錄

完整的會議紀錄可協助專案進度的追蹤,以及記錄待辦項目,有利於主管掌握團隊工作進度。

 

撰寫會議紀錄的5大重點

1.確認開會目的

在每次開會前都必須先確認開會的目的,在開會的過程中才能判斷需要記錄哪些內容,知道哪些是重要哪些是不重要。會後需將記錄下的內容和主管或發言者核對,確認是否理解、表達正確,避免會議紀錄和實際情況有落差。

 

2.指定記錄人員

若自己需要主持會議,則可請其他人協助進行會議記錄。另外,如果此會議是定期舉行,建議可讓每個人輪流做記錄,練習培養統整能力、抓重點和細心度等等。

 

3.只記錄重點

會議常常一開就是一兩個小時起跳,包含大量的對話,因此不必將會議內容一字不漏地記錄下來,只需掌握議題決策結果、後續待辦工作、負責人等重點即可。

 

4.採用固定格式

會議紀錄沒有一定的架構或格式,但通常會包含會議時間、與會者姓名、會議主題、決策項目等內容。建議團隊可制定一種固定的會議紀錄格式,有助於人員於會議中加快記錄的速度,且不論是由誰負責做會議紀錄,可讓產出內容架構擁有一致性,也更利於閱讀。

 

5.分享會議紀錄

為確保每個人都能夠在會後隨時參考紀錄,建議將檔案固定保留在指定位置,使每項決策都可確實完成。透過閱讀會議紀錄,可幫助團隊每個人都能清楚接收到會議決策,有任何問題也可以提出來做修正。

 

採用Lale Meet企業級視訊平台,協助提高會議紀錄效率

為避免會議紀錄內容有所遺漏,許多人習慣在進行會議時,使用錄音的方式來協助記錄,但會後還是得花費大量的時間,重新聽過內容來補齊文字內容。雖然現在也有線上工具提供將錄音檔上傳,就能將音訊轉換成逐字稿的功能,但若是內部較機密的會議內容,就不適合採取此方式。

 

Lale Meet是專業級的企業視訊平台,為企業內部會議提供高品質且具安全性的服務。當進行線上會議時,系統可透過AI逐字稿的功能,將各個發言者的語音即時轉換成文字,呈現在視窗畫面左側,且逐字稿會於會議結束後自動存入會議紀錄。還可結合iMeeting會議管理系統進行工作分配,各工作負責人可透過系統回報處理進度,讓主管追蹤更省力。




原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結


CC BY-NC-ND 2.0

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