綠幽靈

淡定的社會觀察者

〔職場〕講重點的技巧

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主管聽我報告時總是不耐煩,怎麼辦?有效表達的6大心法分享

「說話」是最常見的表達方式,但會說話是否就代表能「有效表達」?

阿森是筆者遇過數一數二的奇葩同事,表達能力非常不良,
同事們需要屢屢猜測阿森的意思,導致工作對接上常常出現障礙,
阿森也浪費很多時間在跟眾人的溝通上,因而影響工作的速度和品質,
惡性循環下,阿森逐漸覺得力不從心。

相信你我身邊,都存在這樣的人,
我們也都期許自己能好好說話,但要如何做呢?

筆者這幾年在職場琢磨出6大有效表達的心法:

心法1:確認對象及目的

《官場現形記》第38回:「……。凡是當知客和尚:第一要面孔生得好,走到人前不至於討厭;第二要嘴巴會說,見人說人話,見鬼說鬼話,見了官場說官場上的話,見了生意人說生意場中的話,真正要八面圓通,十二分周到,方能當得此任。……」(清‧李寶嘉著)

「見人說人話,見鬼說鬼話」,通常是在批評一個人說話油腔滑調、不誠懇,
但這卻是表達技巧中首重的一環!

同一件事情,說話的對象不同,就會有不同的表述方式,
譬如,向主管報告與跟同事說明,兩者的表述方式和內容就會有天壤之別,
搞清楚要表述的對象是誰、目的是什麼,才能決定到底要說些什麼。

心法2:先破題,再條列式說明背景理由

職場如戰場,分秒必爭,不是人人都有時間聽你長篇大論,
先破題,直接點出目的,才能讓對方有效抓到重點。

舉例而言,你喜歡以下哪種表述方式?

  1. 「我有一個案子,是甲方跟乙方起了爭執,甲方說了什麼,乙方又說了什麼,……(下略500字),我覺得關鍵可能在於兩方對設計理念上的差異,但我現在很忙沒時間,所以要麻煩你幫忙整理兩方的論點。」
  2. 「我有個案子,需要麻煩你幫忙整理兩方對設計理念上各自的論點。案子大概是……」。

筆者喜歡第2種方式,明確、簡潔有力,
除了能讓對方立刻了解目的,也有利對方能在接下來的談話內容中,快速摘要重點。

破題後,再說明背景與理由。
說明時切忌流水帳似地說了一長串,務必要立場客觀,把重點摘要條列分明。

心法3:表述時要主詞明確

這是很多人都沒有留意到的細節,筆者也常常犯這個錯誤。

表述時,要避免使用「他」或「他們」這類代稱,尤其是在牽涉的人物單位眾多時,
盡量將人物、單位的名稱直接帶入內容中,避免聽者產生混淆。

心法4:最後加入自己的建議

很多職場新鮮人報告或是寫簽呈時,常常把事情說明完後就結束了,
等主管詢問「所以你的建議是什麼」,才一頭霧水,慌張茫然。

筆者剛出社會時也是如此,一直沒有察覺這種作法哪裡有問題,
直到有幸碰到一位不吝指導的長官,才知道這樣是錯誤的。
公司不需要只會一個口令一個動作的員工,公司需要的是有效能的人,
你不能事事都丟給主管判斷,否則你存在的價值何在?
當然,你的建議不被採納,是很正常的事情,不要因此就抱怨灰心。

心法5:借用輔助工具

有時候,單純的口語表述很難說明清楚,
這時候就要借助其他工具輔助,讓對方能更清楚瞭解我們的意思。

輔助工具的選擇,取決於你要表達的內容,
筆者最常用的是「圖表」及「肢體動作」。

心法6:事前演練及20秒原則

你我都不是天生的演說家,事前演練就變得相當重要。

以筆者為例,報告前一定會自己默默演練,在心中編輯要表述的內容,
內容要避免長篇大論,以20秒內能夠說完為原則,
並且要反過來問自己:「如果是我,我聽得懂自己在說什麼嗎?」


「有效表達」除了能提升工作效率、節省時間,還能訓練自己的邏輯思考,
建立自己在職場上的價值,塑造俐落的形象。

講重點的技巧無法速成,
需要透過不斷地反覆訓練,才能擁有流暢的表述能力。

以上是筆者多年的經驗,供大家參考。

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