〔職場〕講重點的技巧

「說話」是最常見的表達方式，但會說話是否就代表能「有效表達」？

阿森是筆者遇過數一數二的奇葩同事，表達能力非常不良，
同事們需要屢屢猜測阿森的意思，導致工作對接上常常出現障礙，
阿森也浪費很多時間在跟眾人的溝通上，因而影響工作的速度和品質，
惡性循環下，阿森逐漸覺得力不從心。

相信你我身邊，都存在這樣的人，
我們也都期許自己能好好說話，但要如何做呢？

筆者這幾年在職場琢磨出6大有效表達的心法：

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心法1：確認對象及目的

《官場現形記》第38回：「……。凡是當知客和尚：第一要面孔生得好，走到人前不至於討厭；第二要嘴巴會說，見人說人話，見鬼說鬼話，見了官場說官場上的話，見了生意人說生意場中的話，真正要八面圓通，十二分周到，方能當得此任。……」（清‧李寶嘉著）

「見人說人話，見鬼說鬼話」，通常是在批評一個人說話油腔滑調、不誠懇，
但這卻是表達技巧中首重的一環！

同一件事情，說話的對象不同，就會有不同的表述方式，
譬如，向主管報告與跟同事說明，兩者的表述方式和內容就會有天壤之別，
搞清楚要表述的對象是誰、目的是什麼，才能決定到底要說些什麼。

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心法2：先破題，再條列式說明背景理由

職場如戰場，分秒必爭，不是人人都有時間聽你長篇大論，
先破題，直接點出目的，才能讓對方有效抓到重點。

舉例而言，你喜歡以下哪種表述方式？

1. 「我有一個案子，是甲方跟乙方起了爭執，甲方說了什麼，乙方又說了什麼，……（下略500字），我覺得關鍵可能在於兩方對設計理念上的差異，但我現在很忙沒時間，所以要麻煩你幫忙整理兩方的論點。」
2. 「我有個案子，需要麻煩你幫忙整理兩方對設計理念上各自的論點。案子大概是……」。

筆者喜歡第2種方式，明確、簡潔有力，
除了能讓對方立刻了解目的，也有利對方能在接下來的談話內容中，快速摘要重點。

破題後，再說明背景與理由。
說明時切忌流水帳似地說了一長串，務必要立場客觀，把重點摘要條列分明。

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心法3：表述時要主詞明確

這是很多人都沒有留意到的細節，筆者也常常犯這個錯誤。

表述時，要避免使用「他」或「他們」這類代稱，尤其是在牽涉的人物單位眾多時，
盡量將人物、單位的名稱直接帶入內容中，避免聽者產生混淆。

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心法4：最後加入自己的建議

很多職場新鮮人報告或是寫簽呈時，常常把事情說明完後就結束了，
等主管詢問「所以你的建議是什麼」，才一頭霧水，慌張茫然。

筆者剛出社會時也是如此，一直沒有察覺這種作法哪裡有問題，
直到有幸碰到一位不吝指導的長官，才知道這樣是錯誤的。
公司不需要只會一個口令一個動作的員工，公司需要的是有效能的人，
你不能事事都丟給主管判斷，否則你存在的價值何在？
當然，你的建議不被採納，是很正常的事情，不要因此就抱怨灰心。

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心法5：借用輔助工具

有時候，單純的口語表述很難說明清楚，
這時候就要借助其他工具輔助，讓對方能更清楚瞭解我們的意思。

輔助工具的選擇，取決於你要表達的內容，
筆者最常用的是「圖表」及「肢體動作」。

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心法6：事前演練及20秒原則

你我都不是天生的演說家，事前演練就變得相當重要。

以筆者為例，報告前一定會自己默默演練，在心中編輯要表述的內容，
內容要避免長篇大論，以20秒內能夠說完為原則，
並且要反過來問自己：「如果是我，我聽得懂自己在說什麼嗎？」

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「有效表達」除了能提升工作效率、節省時間，還能訓練自己的邏輯思考，
建立自己在職場上的價值，塑造俐落的形象。

講重點的技巧無法速成，
需要透過不斷地反覆訓練，才能擁有流暢的表述能力。

以上是筆者多年的經驗，供大家參考。