青言

被設計耽誤的PM,網路跟現實判若兩人,現實是一位超級內向的人,喜歡用聆聽的方式溝通,但參加實體聚會活動最後都會變成瘋子的怪人。 分享自己在領導團隊與產品設計的心得,不定期加點人生哲學

領到二三事|主持會議的軟性小技巧

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今年六月加入了溝通表達社,我一直對自己的表達抱有著「尚待進步」的空間,恰巧本月由我擔任活動總召,想藉這個機會磨練自己的溝通與主持會議技巧。

有三位溝通/會議經驗豐富的前輩在場,每次會後的建議皆讓我蠻震撼的。雖然平時已有自己的會議管理方式,既然加入以溝通技巧為主的社團,溝通標準也要跟著提升才是。

在上完君婷老師的會議管理課之後,我把行前通知、指派任務、製作溝通工具、會議紀錄.....等用在帶領小組與公司會議上。原本以為已經很習慣主持會議、在眾人前侃侃而談了,但主持完上週會議才知道,光會開口說話是不夠的。

注意一些軟性技巧(soft sklls),讓每場會議開得有效率、句句精實,皆需要經驗累積,絕對不能忽略這樣的細節。


#帶領風格:溫暖系廣納想法VS目標導向速戰速決

不免提到我在Q2小組發生的事情,因為與某位組員思考方式不同,(一方注重鋪陳,一方注重結果)一直被質問「那你的重點是什麼?」「所以你想要做什麼?」造成兩次會議都以不愉快氣氛收場。

所以之後有注意對方是哪種思考模式,每個人發言都不是故意搗亂、都有他的理由,不強破對方照自己想法做,讓每個人都有發表意見的機會,而不是想要掌控所有人。


#轉場的處理:轉換議題時引導成員了解狀況

每當我轉移到下一個議題時候,常發現大家的臉上都寫者「蛤?」,連我都覺得自己的轉場控制的不是很好,有點唐突。這點老師有建議我,可以試著在討論的尾聲,以「活動上/流程上/大家的回饋上」做個簡單的小結,等大家理解之後再帶入下一個議題。

「所以剛剛我們討論的結果是.....大家都沒有問題吧?」


#團隊凝聚:注意細節帶領大家直至完成任務

蠻需要細膩心思去注意會議中每個成員的狀況。上次會議我不夠細心的地方,就是忽略掉前次會議未出席的人員。透過另一位夥伴向該成員說明,才發現自己沒注意到其他人的困惑。「A剛剛進來,我跟你大概說一下我們討論到哪......」

引導會議過程中,也要適時引導未發言的人開口,因為有的人不是天生愛出頭,但他們一定有意見與想法,你要做球讓他分享意見。「剛剛注意到B似乎有話要說,可以跟大家分享嗎?」

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其它會議需要注意的小tips,這不一定會發生在所有人身上,但經過上週一溝通表達社會議後,察覺到以下這些自己的盲點,來看看是否有遇到跟我類似的狀況:

#不同種類的會議有它適合的時間長度

我非常嚮往那種既輕鬆又高產出的一小時會議,希望能夠用在主持上。但有些會議其實需要較長的時間討論,例如跑活動流程。彩排當然越詳細越好,好在活動前知道可以避免掉的問題。但「會前會」跟「請大家看會議資料」一定先要做。讓大家準備好、想好再來開會,避免花大把思考時間在正式會議上。

#還是要說明思考過程

這算是我的一個盲點吧!因為我是比較圖像思考的類型,常常資訊在腦中處理好,講出的卻是結論,夥伴卻得到牛頭不對馬嘴的答案(又一堆「蛤?」)。以前常常鋪陳太仔細,錯過趁勝追擊的時機所致。折衷辦法可以使用列點的方式,試著擷取腦中圖像,盡量用語言表達項目的重點,讓別人能了解你的思路。

#主席可以更勇敢的作決定

並非不想承擔責任,而是這點真覺得自己很大愛,想要盡量採納越多意見,但最後意見太多往往會失焦&無法集中。所以Disney老師建議,主席可以再貪心一點,準備多一些自己想討論的內容,或許不知道怎麼做,但讓大家先有目標更重要。

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會議人人都會開、也每天在開,但大部分的人都不太注意細節,導致浪費掉好幾個小時開沒有結論的會。好的會議流程能夠讓事情更順利進行,甚至事半功倍。

我也在找尋自己的會議主持風格,很感謝身邊有這麼多經驗豐富的前輩提點,有空再來分享。

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CC BY-NC-ND 2.0 版權聲明

【領導二三事:從目標對齊到引導發言】

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