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PM下班後│用專案管理心法,房屋裝修更順利

去年我家一件大事是:終於買了房子。於是裝修問題成了這半年間令人期待,又令人一再受傷害的事。怎樣將專案管理心法,應用在房屋裝修事件上呢?

我們買的是將近30年的老屋,除了水電重置之外,屋子的格局也依我們的使用需求調整,找了幾間設計工作室後,終於決定了合作廠商。預計會在農曆年前完工。

老屋裝修,完工期限不明

一開始都很順利,我們持續地收到了施工照片,但是隨著年底的接近,進度越來越慢。

我們知道,對廠商而言,這只是小案子,年底了,廠商忙結案、接更大的案子,現在師傅青黃不接,也不容易找。

「聽說有朋友去年就簽約裝修,至今無法動工,我們已經不錯了」。這樣安慰自己。

過了跨年假期,廠商說在農曆年前可以好,但是看起來並沒有,我們知道,但是沒有問,我們體諒廠商的苦處。

過完農曆年了,還是沒有動靜。我們理解業界規則,所有的師傅都在放假,聽說元宵節前都不會有人開工。我們原來想利用228假期搬家,看樣子不可能,因為至少要有10天驗屋,已經二月中,木作沒有完成、油漆和地板,沒有進度。

我們想把搬家日期設定在3月中旬,做為自己的結婚紀念禮物,因此2月底的時候,請廠商務必給我們一個確切可完工的日期。而且,房貸已開始支付,無法搬家的話我們還要加付房租,金錢壓力比較大。本來廠商說會跟工班開會,確認進度,接又說工班有要事無法參加,過兩天才能回覆。

照這個進度看起來,原來設定的3月也不太可能,要4月份了....很令人失落。而對於這個結果,我們也很焦慮。

用專案管理思維看裝修事件

我很快的就想到了我的工作。我們也是接案方,就好像裝修廠商一樣,專案會有明確的完成時間,遇到有問題的部份,要想辦法克服,一般來說,如果遇到真的難以克服的狀況,也可以及早和客戶協商,請客戶通融。雖然合約中都有罰則,客戶在意的往往是「何時可以完成」,大家都在專案的時間軸上,客戶也會有自己的時間及任務安排,如果客戶要完成的工作(ex.搬家),時間取決於公司這邊,他當然在意何時能夠完成。

另一方面,案子完成,某個程度上代表了可以行銷販售(增加收入),就像我們的新居如果完成,即代表我們可以不用再付房租,只要付房貸,對照現在的支出來說會減少1/3,因此專案的完成雖然不一定代表專案會真正結束,卻是一個非常重要的Milestone(里程碑)。

用專案管理心法,讓合作更順利

專案管理有一個叫做「lesson learn」的章節,字面上的意思是,這個事件中我們學到了什麼。近幾年流行「覆盤」的概念,意思是,想想之後遇到一樣的專案,我們能做什麼改善我們遇到的問題?

以這個裝修事件來說,我能想到的是:

1.知道3個月不可能完工,先拉出可以接受的最後底限,不要讓廠商有「這麼緊的時間反正也不一定能做完,我們看著辦吧」的心態,而是讓廠商確實地把日期記住,然後「一起積極地來想想,怎麼做才可以符合時程?」

2.找出事件風險點以及防範措施

檢視整個事件中可能會產生問題的風險點,如這個案例來說,最重要的就是「人力不能保證及時調度」、如果能在一開始向廠商提出,請廠商提供備用方案,也許我們會比較安心。

3.定期檢核施工成果

我們幾乎每兩週會去看一下進度,然後向廠商提出我們的疑惑。這個節奏目前來說還可以,廠商也都會回覆問題。但沒有做好的是,在看到可能會延遲的時候,我們沒有明確表達「這會對我們造成什麼樣的不便」,也沒有問廠商「能夠怎麼處理」,廠商並不會知道我們真正面對的壓力是什麼,甚至不會感到有壓力。

因此,從3月開始,我們把檢視進度的頻率改為每週,有時還會真的遇到師傅,從他們這裡下手,確實了解施工進度,一方面也了解他們遇到的困難,3月初的好天氣比較多,希望能夠趕快完工呀。

圖片是上星期六我們到現場拍下的照片,照著以上的節奏,看著自己新家總算快要完工,真的好有成就感!

新家的臥房


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