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There’s no measure of time being with you will ever be enough, *熱愛行政工作的文組命理師。 #育兒 #數位工具 #命理 #療癒 #鬱期寫字

閒聊/我的資料思維。

Photo by Steve Johnson on Unsplash

  在生活中落實資料數位化很多年,感謝先前的文章中留言敲碗,今天來稍微說明一下我的筆記腦如何運作。

  感謝 Matter @stwaiching 在前文留言提問,略為整理以後應該是想要問我,當生活無處不是資料,需要「留念」的東西那麼多,我如何將數位筆記和資料庫的量簡化?擷取留言原文:「筆記還有很多生活相關的吧?旅行/美食/護膚化妝/家居等等的筆記應該總有吧?但這樣下來你的分類不是有點太少了嗎?」以下整理回應。

  當時在留言中我很簡略的回應過:一些比較私密的例如數位日記、購物開銷記錄、旅行記錄的記事本沒列在上面,但我沒在記美食、美妝、家居類,旅行的話,一趟旅行我會做一本剪貼,數位筆記只放行程規劃、交通地圖等等,旅行結束列印出來貼到本子上就刪除了。我的 Evernote 真的只記需要的東西,不需要長期記憶的寫上日記本或各種分類的手帳就可以刪除,減輕老手機和老電腦的負擔,類似人類大腦的「遺忘」這樣。

資料數位化的原則:呼叫記憶的頻率

  判斷是否需要存入筆記軟體的標準很簡單:這件事情有多重要、我該一直記著它嗎?我會常常用到它嗎?

  先前說過,我的腦容量很小,沒有數位大腦(筆記軟體)的輔助簡直寸步難行,再加上產後智障病(所謂「一孕傻三年」!),我留在腦海裡的只有公事和行程,其他事情完全仰賴電子產品。但電子產品會有沒電的問題,也有遺失、故障、當機、過熱、跑不動……等等各式各樣無法憑一己之力克服的問題,所以也會用手帳(Planner, Journal)輔助。

  如果這件事情很重要,我需要隨時隨地都能找到它的資料,我會存入 Notion 或 Evernote;如果只要「知道」不用「背起來」,我會寫進 Calendar 和 Notion。

  ※因為最近在轉換系統,打算從 Evernote 搬家到 Notion,所以新增了一個記事機制——依照使用頻率決定放 Notion 還 Evernote,頻繁使用的放 Notion。

不需要數位化的資料——手帳,紀錄生活

  我是子彈筆記(Bullet Journal Method)的信奉者,不是那種很花俏、每個月設計版面、又是燈籠又是百花齊放的藝術型,而是單純的畫畫格子、寫寫字,手帳對我來說就是日常生活記憶,不需要長久保存的「短期記憶」就會被寫入我的手帳裡。例如說吃了什麼好吃的餐廳、預計要看的書、生活日記等等,對我來說,這些日常生活的軌跡不需要數位化,屬於「可以遺忘的記憶」,因此不會特別保存,寫完後的日記本就用舊報紙做一下防潮處理、裝箱,搞定。

短期記憶。

  要曬醜字果然還是需要很多勇氣……家裡光線不好,看個大概就好了啦厚。上圖的書單和餐廳紀錄是寫在子彈筆記中的兩頁,我的子彈筆記是 Journal 而不是 Planner,這樣區分是因為我希望本子裡的紀錄風格保持一致,Planner 這種對我來說常常需要塗改的東西,隨便用個便宜的筆記本亂塗亂揮也就夠了,寫錯字不心疼。

日記。

  這是我的日記本,使用的是日本的 Brownie 手帳(官網),作為一個十七年資歷的手帳er,到今年才發現這個超神奇的格式,小夥伴們都驚呆了(欸)。如上圖,格子很簡略,很適合我的書寫風格——上半段寫日記,每天幾句話;中間紀錄開銷和小孩奶量、體重、飲食(因為小孩送回娘家給長輩顧了,這個部份的紀錄只寫到一月底);下半紀錄閱讀、寫字、電影、追劇、大活動(例如超級盃)等等。

旅行記錄

  這是我的旅行文字速記,在旅途中有時間就順手寫一寫。除了文字之外,照片和詳細記錄有另外一本剪貼本。

  同樣屬於「不需要數位化的短期記憶」,寫下來就可以遺忘;因為不帶出門,所以只要不發生火災或大地震,這些記憶會透過紙筆的溫度永遠留存(無酸紙是好東西)。

需要數位化的資料——大腦的替代品

數位化原則一、Planner 規劃
月記事

  行程規劃是常常需要 CRUD 的(Create, Read, Update, Delete),這種類型的資料最需要數位化。因為仍然在放長假,所以月記事很簡潔的只紀錄了課程開放、遊戲上市、繳費、想參預的活動等等。

Future Log

  這邊應用了子彈筆記中的「未來誌」,除了可以一眼看清楚行程的月曆(月記事)之外,另外有一個紀錄了之後會發生的事情的清單。與月記事不同的地方是,這邊不顯示「每月循環事件」,例如卡費、健保。

  月記事和未來誌就是手帳(Planner)更新的依據,收到資訊時的第一直覺就是先寫上月記事,等到睡前核對一遍兩者之間是否有差異、補齊以後,稍微瀏覽並記錄當天發生的事,然後洗洗睡。隔天早上起來看一下當天有什麼行程,規劃一下空閒時間,展開我的一天。

長期追蹤記錄

  也不是所有事情都有 Deadline 可追蹤,這時候就需要一個「一段時間會定期來看一看」的東西,而這是我的長期任務追蹤,分類原則也很簡單:

  1. To Track 包裹、活動追蹤,到貨或活動結束後刪除。
  2. To Do 未完成的專案待辦,完成後移到「Done」分類。
  3. To Pay 待付帳單,完成後移到「Done」分類。
  4. Classes 線上課程,課程開課後移到「To Do」分類,上完後移到「Done」分類。
  5. Note 紀錄下來用完就可以刪掉的東西。
數位化原則二、忘記了會很麻煩

  另一種需要數位化的資料,就是常常要用到、忘記了會很麻煩的東西。例如信用卡卡號、各種帳號密碼、購物清單(Shopping List)、待讀文章,一樣依照使用頻率來區分「放哪裡」。

Notion 中的電子書購物清單

  購物清單之所以沒有放在長期任務追蹤(前面的 Task List),是因為這些東西沒有時效性,也不會有清空的一天(吧),是個時不時就打開看一下、順便逛一下有沒有特價的清單。雖然很難有變動,但需要可以不受空間限制的快速存取(例如蹲廁所的時候打開看一下有沒有特價順手滑),所以數位化後獨立一個清單。

讀完就可以忘記的零碎筆記

  待讀文章不解釋,可以嗎?

  同樣沒有時效性、不需要長期記憶、來源是網路、需要可以不受空間限制的快速存取,所以數位化後獨立一個清單。

數位化原則三:獨立保存

  如同我一再強調,因為我有嚴重的強迫症,不喜歡數位資料囤積得亂七八糟,我的電腦從資料夾到桌面都有嚴謹的分類,大原則是——紀念意義的留實體,資訊(Information)存 Evernote 暫存,消化成資料(Data)以後存 Evernote 或 Notion,每隔一段時間整理一下有沒有失去時效性值得留存紀念的東西。實體的東西我也會再數位化保存,另外放在 NAS(雲端硬碟、自架備份系統)裡,例如以前的照片、讀書時的小論文、電腦硬碟備份、各種軟體的安裝檔、工作相關檔案、自己開發的小程式等等「不需要寫在筆記本中」的東西。

  因為我有嚴謹的分類邏輯,所以我從來不需要所謂「Site Map」或「Finder Map」,我很清楚每個資料夾底下放著什麼東西、要什麼資料去哪裡找。只有分享給大眾的東西我會另外建 Site Map 這樣。


  以上是我的資料整理機制,希望這有回答到大家的問題,我不太擅長「說明」,謹此簡單分享。



 

閒聊/我的 Evernote 用法。

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