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讓人把事情做好做滿的最佳小幫手:檢查表|《清單革命:不犯錯的祕密武器》|眾讀PopRead

確保整個團隊把工作做好做滿的大功臣就是小小檢查表。不只醫護團隊,飛行團隊、建築團隊都有用檢查表,確保不會出意外。飛行團隊和建築團隊都很明白,一旦出了事故,後果沒有人負擔得起。也因為有檢查表,飛行人員可以確保飛行工作的重要程序不會被遺漏,就算是一個小小遺漏也可能造成大事故,出意外時也可以相對要顧慮的事項會減少,能把心力放在應對緊急狀況。

今天星期四,你知道自己上班要回覆昨天收到的電郵,編印下午會議要用到的議程,準備在會議中的報告,下班後七點半跟女朋友吃飯。頭三件事都做得不錯,特別是在會議中的報告表現獲得不少人稱讚,你的上司鼓勵你盡快把相關的資料盡快準備好,於是你決定在明天前就把資料整理出來,再傳到相關同事的郵箱中。你提起幹勁,完全投入工作之中,連晚飯也忘了吃。直到晚上十點,你差不多要做完的時候,突然「啊!」的一聲,然後說:「我又忘了今晚要跟女朋友吃飯。」你急忙把手機拿出來看,上面有一大串的女朋友傳來的Line信息,還有超過10個未接來電,你知道那全都是女朋友的,於是你急忙打過去,電話沒通,你知道自己闖下了彌天大禍,於是馬上飛奔回家。

回到家,女朋友一個人在看電視,你不知道她吃了晚飯沒有,於是問:「吃了嗎?」她沒回你,你再說:「我煮點東西給你吃吧。」平常女朋友聽到這句會覺得心頭暖暖的,可今晚她一副沒有要理你的樣子。你硬著頭皮坐到她身邊,說:「對不起,今天工作到很晚,沒有看到你的訊息和聽到你的電話。」她還是沒說話,你知道發生了最糟的情況:只能等到她開口。就這樣看了一小時電視,她開口說:「我一個人在餐廳等了兩個小時,傳訊息給你,你沒看,打電話給你,你不聽。我不好意思在餐廳等下去,只好一個人回來,然後像個被抛棄的小孩一樣對著電視發呆……你已經是第三次放我鴿子了……」說著說著,她的眼淚流了下來。聽到第三次時你心頭一震,如果一個女生記恨同一個事件超過三次,表示你千萬要注意。你依舊沒有說話,靜靜地聽著她說,直到她沒有說話,你回了一句:「對不起,我的錯……」你把她的頭放在你懷裡,讓她盡情發洩。她哭了好一陣子,才說:「你沒洗澡,好臭。」你「哈」的一聲,說:「對,我真的是一個臭男人。」她終於笑了,你才放下心頭大石。在睡覺前你煮了一點東西給她吃。而且你決定明早要做一份超用心的早餐給她。花了這麽大的心力,總算讓你們和好了。

翌日星期五你去上班,上班途中,才想起昨天急著回家,還有一點資料沒整理完,今天應該沒辦法把資料給上司。回到公司你第一件事就是跟上司解釋,你的上司有點不悅的說:「好吧,希望你盡快把東西做出來。」昨天開會時的喜悅一掃而空。如果昨天你能傳一封信息給女朋友,跟她說今天要工作沒辦法一起吃飯,約別的日子再吃,你的遭遇或許會完全不同。問題只在於當下你沒有想起「今晚要跟女朋友吃飯」這件事。

痛定思痛,你希望以後都要不遇上這種事,於是想辦法避免這種事再次發生。你找了看很多書的朋友「眾讀」,跟他說明了前因後果,特別是女朋友說了「第三次」。你問他有什麽好書推薦,他立馬推了《清單革命:不犯錯的祕密武器》給你。除了書,他還附了一本「週計」手帳。你收到書的時候不禁問,檢查表東西真的有用嗎?你的朋友回答你:「很多飛行人員,包括飛機師,都是靠它的,還有醫師、建築師、甚至投資人員都靠它把事情做好的。」你疑問地說:「真的嗎?」他說:「建議你先看一次,看第二次時候再想如何實踐。」你說了:「好,我試試。」

剛好明天是星期六,你決定把持時間都拿來看這本書。你一邊翻書,一邊覺得很驚訝,一個醫院的醫護團隊,能救活一個掉在冰冷池塘裡至少三十分鐘,年紀只有三歲小女孩,醫護人員趕到時她已經失去意識,沒有血壓、脈搏和呼吸,體溫只有攝氏十八.四度,瞳孔放大,對光沒有反應,大腦已無功能,基本上可以說是死了。然而救護人員還是為她做心肺復甦,再把她送到附近的醫院,醫院裡的醫護人員不斷按壓她的胸部,接著用人工心肺機來取代心臟功能,進行體外循環,再把她右側的鼠蹊部切開,把矽膠管插進她的股靜脈,把她的心血液引流出來,再用一條管子插入股動脈,把血液送回她體內……經過醫護人員的努力,女孩的體溫回升了將六攝氏度,而且有了心跳,六個小時後小女孩的體溫回到攝氏三十七度,醫護人員移開人工心肺機,為她裝上人工呼吸器。然而小女孩還面對很多問題,醫護人員有條不紊進行醫護工作,女孩最後奇蹟般被救活了。在女孩死處於死亡狀態兩小時後仍能被救活,你覺得既驚奇又讚嘆。

你不禁想如果有一樣工作做不到位,或像你那樣忘了做某樣事情,女孩可能救不回來。而確保整個團隊把工作做好做滿的大功臣就是小小檢查表。不只醫護團隊,飛行團隊、建築團隊都有用檢查表,確保不會出意外。飛行團隊和建築團隊都很明白,一旦出了事故,後果沒有人負擔得起。也因為有檢查表,飛行人員可以確保飛行工作的重要程序不會被遺漏,就算是一個小小遺漏也可能造成大事故,出意外時也可以相對要顧慮的事項會減少,能把心力放在應對緊急狀況。建築團隊也因此能蓋出䅺固的大樓,不會發生屋頂塌陷或被大樓被風吹得搖搖晃晃的情形。

再加上現代知識極為龐大而複雜,沒有一個人能記住所有的工序,要做得的事情太多,而人的記憶有時候會不可靠,連作者在用檢查表之前,也會有忘了某個手術前的標準程序,而且是在用檢查表後才發現有做漏的地方。你對「人的記憶不可靠」這個說法深表同感,前天工作時會忘了與女朋友的約定,要哄女朋友時又忘了工作。當你把書翻到其中一個章節,說到全美航空的一個飛行團隊靠著檢查表,拯救了一整機的人命,在美國他們被視英雄。你不禁為他們喝彩。你花了約兩個半小時,把書看完了一遍。吃過午餐,你決定再看一遍。

看完第二遍後,你打電話給朋友「眾讀」,問他要怎麽實踐,他回答:「我不是給了你一本手帳嗎?只要你把每天很重要而且『不能忽略的事情』的寫在上面,再看著它們做,不就不會忘記嗎?」你回答:「對欸!簡單、有效、切中問題是檢查的重要原素。」他問:「書好看嗎?」你回答:「超一流,有點後悔現在才看到這本書,如果早點看到,或許人生會更好。」他說:「我也是明白了『人的記憶不可靠」』這件事情才開始用手帳的,真的幫了不少忙。」你問:「那你的手帳怎麽寫?」他說:「我會把每天的時間分開三個區塊,分別是早、午、晚,早上是吃完早餐後到吃午飯前,下午是吃完午飯後到吃晚餐後前,晚上是吃完晚飯到睡覺前,把必要做的事情寫在這三個區塊內,很容易看出有哪些事情要做。前幾天去朋友家吃飯,要買東西,我特意做了購物表清單,才沒有犯之前常常買少一兩樣東西的毛病。」你說:「聽起來好棒,我也來試著用。」他笑著說:「要在星期三晚上寫下請我吃飯哦。」你說:「完全沒問題,吃兩餐也可以。」你笑了,他也笑了。

於是你動手寫下接下來一星期每天重要的事情,包括星期一要把資料交給上司,星期三晚上要跟「眾讀」吃飯,星期五上午要到分公司開會,星期六要到女朋友家吃飯,你負責煮食,於是動手寫了「購買清單」。然後你把手帳隨身帶著,午餐、晚餐後與睡覺前會拿出來檢查。到了星期二,你上司要你加班把今天的工作做完,你沒有像以前一樣馬上到電腦前工作,而是拿出手帳,在星期二的晚餐後區塊寫下「加班」,並且發訊息給女朋友,你女朋友傳了一個「OK」手勢的表情圖,再加上一句:「我原本要問你今晚有沒有時間一起吃飯,想不到你事先通知了我。」後面加一個「讚」的表情圖,還有一句「I Love You」加上幾個心心圖案。你的心整個化掉。當晚,你從沒試過加班加得這麽開心。

*此書原譯名為:《檢查表:不犯錯的祕密武器》| 英文書名為:The Checklist Manifesto


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