Jhane

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遠距工作者:如何提升溝通效率?

或許遠距工作降低金錢及交通成本,而溝通成本卻相對提高,連面對面說話都表達不清楚了,隔著遙遠距離的線上溝通該如何是好?
Design by Jhane Chou

你喜歡遠距辦公的工作模式嗎?遠距辦公一直是我的工作模式首選,以前不想真正踏入公司,也有很大的原因是我不喜歡每天進出公司,被公司限制住範圍的感覺。

遠距辦公不再侷限於公司的辦公室,在家、咖啡廳工作、看似輕鬆愜意,但並不如我們想像中的輕鬆美好,也不是把線下放到線上就能順順利利。

雖然我從最初就習慣自己遠端工作(自由工作者)但是當這工作模式進入到一個團隊或公司時,就會發現「溝通」這件事情更加重要,不僅會影響自己的工作產能,更影響至整個團隊。


線上會議 / 討論

在遠距辦公之後,許多事項與決策,會需要藉由會議聚集大家,並在會議時達成共識,這時你會感受到時間變得更加珍貴了。

不管是與夥伴還是客戶進行線上會議,會議中看似訂了明確的目標,騰出時間參與,在線上會議時,大家卻什麼都沒準備,像聊天一樣開啟話題討論,會議的最後,沒有任何內容定案,只留下一大堆的未知數,等待各自確認再回報;接著再約大家下一次的時間線上會議。

在線上會議 / 討論之前,可以先準備的?

有許多準備可以事前備好,增加線上會議的效率。所有人的時間分配都不同,請好好把握並善用這珍貴的討論時刻。

明確的線上會議 / 討論目標

在約定線上會議 / 討論之前,可以先確認這次「線上會議 / 討論的目標」是什麼?是要進行決策?還是一起進行發想?

避免在線上會議 / 討論時,提出不相干的問題,佔用所有人的時間。

確認目標的優點是讓彼此有共識,雖然在線上會議 / 討論的熱絡討論可以增加團隊的感情,但這樣的時間拉鋸,不適用在不同步調的團隊中,有的團隊很輕鬆,而有的團隊節奏很快,時間的每分每秒都很重要。

這概念套用至每個人的身上,有些人喜歡歡樂的氣氛,而有些人講求效率精準,以公司的角度,當然是講求效率,想要閒聊、增進彼此感情可以在不忙或閒暇之餘再來。

事前準備好討論的內容

在線上會議 / 討論開始前,我會抽一點時間,把我想要討論或確認的項目統整,並附上簡單的前情提要及相關資料。

例如要在線上會議討論介面設計的優化版本,並進行定案,我會提供:

  • 前情提要:進行介面設計優化的原因為何
  • 統整內容:將改動前後的差異以條列式整理列出,並適度補充
  • 相關內容:附上流程圖及介面原型作為輔助

整體字數不宜過多,以清楚表示為主,文字不夠清楚的部分將由實際口頭描述補足。

貼心地事先準備,同時也訂定出明確的討論範圍,可幫助參與者更快進入狀況,在對話之前,先降低一部分的溝通成本,有效地進行討論。


線上會議 / 討論的過程中

在過程中有些小眉角是我會在意的。

不做會議紀錄,至少請記下關鍵字

我習慣全神貫注聽大家說話,再紀錄簡短的關鍵字;若我從頭到尾都認真的做會議紀錄,我可能會分心。

沒有發話時,請靜音麥克風,把空間讓給發話者

如果有人沒有戴耳機,直接將聲音播放出來,會造成回音效果(很吵!)有的時候待的環境吵雜,除了干擾發話者之外,也會干擾其他想認真聽清楚發話者說話的內容。

所以我說這是個尊重,攸關自身是否在意線上會議 / 討論的品質與其他人的感受。

一開始我也沒注意這麼仔細,當遇到其他類似的情況時,我才發現自己在這些地方需要去做調整,學習顧慮他人的感受,尊重每一位參與討論的人。

發話結束後,可以說一聲

在線上會議 / 討論時,可能會遇到一種情形,當對方稍稍停頓的時候,你不知道對方說完了?還是他在思考?或者是網路連線不穩?

你不敢插話,其他人也是,發話者也沒說他講完了;這時空氣會突然凝固。

接著有人會問「嗯?結束了嗎?我可以說話了嗎?」

當發話結束時,可以適時說聲「我說完囉、我的部分結束囉、下面一位~」來讓其他人知道你告一個段落了。

有時會出現不小心打斷對方的情形,這時只要輕輕說個抱歉、Sorry,並讓對方先說完,再把剛才想說的部份說完。

不清楚的地方要說!

當線上會議 / 討論進行至尾聲時,若還有不確定的,可以這時候提出來,得到答覆與確認之後,可以做最後的確認及統整,這時也能達到再次提醒大家的用意。


線上會議 / 討論結束後,可以做的事?

我習慣有個會後的統整,多半提醒自己看的,以免太忙而落掉。更細心的人會整理好會議紀錄,傳給大家閱覽!我覺得很貼心~

Design by Jhane Chou

最後的碎碎唸

其餘的小提醒。

中性、理性的描述文字,不預設太多立場

「我覺得你應該…、我猜…」在公事上避免這一類的預設立場或臆測。

觀察對方給予的回饋並主動了解

或許會遇到對方對自身負責的專業領域有疑慮的情況,我們要做的不是否認及辯解,而是理解對方為何有這樣的疑問,並觀察對方給予的回饋或反應。

除了上述所說的,還可以注意:

  • 主動詢問對方是否有需要協助的部分
  • 遇到不確定的部分可以主動確認
  • 理解其他夥伴的工作範圍
  • 無法用言語清楚表達的內容,可禮貌詢問對方是否有時間簡短通話
有禮貌運動

常說請、謝謝,感謝夥伴的共同努力及參與。

文章首次發布於 Medium,目前閱讀的版本為同步版。


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