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斜槓青年小技巧|做好紀錄,管理你的工作量

身為斜槓青年的一個美麗事實便是你擁有無限的可能,但也是累人的,有組織的安排事務,聽起來雖然平凡,但是卻是成為一個成功的斜槓青年非常重要的一環!

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身為斜槓青年的一個美麗事實便是你擁有無限的可能,在轉角處擁有有一個新案子。你可以將你的技能應用在不同的新專案上,並且與各種不同的人們相處溝通。這是新奇的,但也是累人的。 

當你越來越成功,開始累積一些工作量的時候,在案子與案子間會有越來越多的重疊,這時候,你就必須好好學習怎麼排定案子的先後順序,以符合客戶的需求與既定的交稿日期。身為斜槓青年,你必須按時完稿來做好口碑。

嘿,那到底要怎麼做呢?有組織的安排事務。聽起來雖然平凡,但是卻是成為一個成功的斜槓青年非常重要的一環。

1. 與客戶溝通

(圖片來源:Pexels)

這是非常重要的一步,也往往是第一步!你很容易聽到一個有趣的案子就一頭栽進去,但是有可能你會發現你陷入一個瘋狂高期待、高需求的循環中,案子在你眼前無限擴大而你卻束手無策,而且你還得不到相應的報酬。

所以在你接受一個案子前,你必須確保你和客戶是在「同一頁上」,彼此知道需要生成的內容是什麼、報酬有多少、多久時間可以完成、以及如果沒有按照計畫執行的時候,雙方的彈性有多大。這些你都必須在合約中清楚的寫出來。

你要有準備往往事情不會按照原先計劃的那樣發展,你也需要與客戶有共識你多久會跟他匯報進度,並且確保你的實際作為與你的承諾一致。

確保這些東西都用某種形式寫下來,一個案子往往耗時十天半個月,你與客戶可能會忘記當時的溝通內容,所以無論你們是用email或是訊息的方式,有一個可以回朔的文字檔是非常重要的。

2. 紀錄每一個案子

(圖片來源:Pexels)

在你接到每一個案子的時候,確保你從頭開始紀錄。你應該要有一個文檔可以一覽你現在所有手上的工作。如果你不知道用什麼工具,那就用excel吧!你可以清楚的紀錄每個案子,還能依照不同屬性篩選,如果用google sheets的話還能跟團員分享。

在整理文檔的時候,有一些必要紀錄的事項包括:

  • 客戶以及專案名稱

如果你為同一個客戶接了好幾個不同案子,這可以大大幫助你整理你的工作。

  • 最初需求日期

紀錄每一個客戶是來尋求幫助的那一天為客戶做排序。

  • 預估開始與完成日期

你可以從週間與月間的角度來看專案所需耗費的時間,如果一次很難估計整個案子所需耗費的時間,你可以先把案子分成好幾個小步驟。

  • 每天、每週、每月所需花費的小時

這個會需要你靠著你的經驗以及自我認知來評估。你可以先寫下一個大概之後再來做調整。紀錄花費的時間能幫助你了解哪些專案你可以做,而哪些專案你沒辦法接。

3. 整理每天的進度

  • To-Do List 待辦事項

好,現在你大範圍的規劃了你的案子,現在你要開始寫下每天的待辦事項。每接到一個大案子的時候,你就必須把它分解成許多不同的小任務,然後為接下來的每一天設計一個待辦清單。這一步的重點就是要在清單上寫下的東西是能達成的,有先後順序的,而且有預期完成的時間。

  • 工作日誌

寫一個工作日誌,紀錄你每一個小時的工作進程。在接案的時候,很容易沈溺在一個小細節上並忘記了自己花費了多少時間。精準的紀錄所花費時間能讓幫助你更有效率的完成你目前以及未來的案子。比如說如果你發現你在一個案子上花了太久的時間,你可以跟客戶尋求更多的時間。而且有了這些資訊,你也可以了解到哪種客戶、哪種案子能給你最大的ROI投資回報率。

你也是斜槓青年自由工作者嗎,你是怎麼樣管理你的工作量的呢?歡迎在留言板上與大家分享你的心路歷程!

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