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職場新人最需要學習的向上管理 - 如何管理好自己上司?

在職場頭幾年,我一直覺得向上管理是中高層才需要做的事。我會非常怕和上司1:1,甚至會找藉口取消我們的會議,也不會刻意去向上司滙報工作。直到工作四五年後,我才發現向上管理是職業成長中最重要的事。

在第一份工作的時候,我和上司會每周單獨1:1半小時,但這個會議很多時候都會變成閒聊或滙報工作進程的機會,只有在年度考核時我們才會聊一下職業發展。我從來也不會提早預備話題,總是兩手空空的進入會議室,自己也覺得這樣的會議毫無效益, 腦海裡也沒有向上管理的概念,甚至於還因為不懂向上管理而發展受阻。

直到看多了一些文章,和成為管理者的朋友多聊天後,我才發現原來不只是我,很多人都會覺得管理下屬是很重要的技能,但卻很少人談及向上管理其實也同等重要。這麼多年,我都浪費了極好和上司建立信任和學習的機會。

1:1 不應該談論工作進度,而是關於個人發展。

1:1 其實是很可貴的時間,平日我們都會埋頭在日常工作上,但成長其實不是工作的自然產品,成長是需要刻意反思和不斷反饋才能達到。

而1:1 就是我們和上司在忙碌的工作中,特地撥出一段固定時間,去獲得有關我們個人發展的反饋和指示,所以把握這短短的半小時就變得很重要。

把和上司關係想像成信任電池

愈複雜的工作,自主度一般都愈高。而自主度高,就代表上司不可能每天在你身邊看著你工作,也比較難去建立信任。很多時候micromanagement其實是信任問題。

如果把和上司的關係想成是一塊信任電池,信任電池愈多,自主度和升職加薪機會也愈高。而每次和上司交流,包括1:1就是把信任電池提高1%的工具之一。
信任電池愈高,自主度則愈高

為甚麼大部份1:1 會變成工作滙報?

這個責任是來自上司和員工兩方面,原因一般如下:

  • 員工自己並不知道1:1的目標或上司因不滿缺乏管理經驗而不知道
  • 員工沒有做好1:1準備或上司沒有要求員工做準備
  • 員工平日沒有做好工作滙報,所以上司會把握這個機會來詢問進程。

而這些問題都是有辦法解決的,我自己是用以下幾個工具去幫助我向上管理:

1. 每周計劃電郵

每周五我都會發一封電郵給我上司,講述我一周總結和下周計劃。這是一封很短的電郵,大概用十分鐘就寫完了, 大概結構是總結,本周目標,下周目標,需要上司審批的事。

計劃電郵能讓上司能夠在1:1前快速了解我的計劃,一般上司都只會在我目標與她不一致時才會回覆。這封電郵能提供我工作的透明度,讓上司信任我做的事,也讓我們的1:1不會詳談項目進度。

想想要是我沒有發這封電郵的話,上司就會猜測我做的事和她一致,一旦過了一段時間後才發現我做的事沒有價值時,信任度就會慢慢降低。

2. 告知突發事情的決定

如果在一周中出現了一些特殊事件,我想讓上司知道,我一般都會發電郵/訊息寫下Situation(情況),Cause (起因),Options (方案選擇),Recommendation(推薦方案)。如果上司一段時間不回覆我,我一般就會按我的推薦方案去做,因為這意味著事情對她來說不重要或她相信我的決定。

這個訊息的重點是不要成為一個只向上司討答案的人,就算想法有錯也比沒想法好。

很多新人,包括我以前都很習慣把問題拋到上司前,要上司幫忙做決定,但如果不做決定,不犯錯,就很難成長。而且上司請員工是為了解決問題,而不是製造問題。

用SCOR框架去溝通想法

3. 好好預備1:1

向上管理工具中最重要的便是1:1, 請一定要提早預備(我一般都用半小時來預備),並且把日程提前發給上司。1:1應該由員工來推動,才能獲得最大效益。我自己的1:1包括以下兩種。

  • 三個月的成長計劃:把一年一次的職業規劃變成三個月一次的詳細規劃,包括短期目標,長期目標,未來機會等等。
  • 每周討論話題:日程有遇到的困難,深度討論話題,請教上司的問題,上司對我的反饋,我對上司的反饋(因為第一點的電郵中已經報告了進度,所以我們的1:1重點是教導和成長)。
年度考核vs每周1:1反饋,要快速成長就往右圖推動。
這裡的目標是1. 不要把反饋和職業規劃留到了一年一次的考核,而是要把這個過程變成每周日程之一,讓自己能每周都成長一點點,也讓自己有不斷改正的機會。2. 用1:1去理解上司的重點和思路,讓自己能更好的去預測上司的需求及提高自己決策能力,藉此增加信任電池。3. 上司其實也在學習如何做一個好的管理者,主動地去溝通自己的想法和需求,也能幫助上司去反思自己的管理方式,成為更好的管理者,而最終的得益者也是作為下屬的我們。

總結

世界上雖然沒有完美的上司,甚至好上司其實也不多,但上司能成為我們的上司,一定有她過人之處,要想得到最好的學習機會,就要善用每次和她的溝通機會,而1:1可以說是最重要的機會。大家又是如何向上管理?歡迎分享思路和工具。


大家好,我是在澳洲工作的產品經理,想在Matters分享一些在澳洲生活和PM工作的經驗,如果大家有感興趣的題材,歡迎留言告知!

CC BY-NC-ND 2.0

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