Angela Chen
Angela Chen

An old fashioned lady with no brain!

邀約與受邀

邀約他人參加會議或演講,如能賓主盡歡,則後會有期。受邀參加會議或演講,無論拒絕與否,都得顧及情面,留下後路。
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我是個名不見經傳的老師,但在25年的學術生涯中,因為職務及領域特性,經常得舉辦會議,邀請學者專家與會或演講,有時也得受邀演講或擔任會議中的某些任務。

退休之後,婉拒學術活動,竟開始受邀分享自助旅行、徒步環島、西班牙朝聖之路等的心得,讓我由學術界跳到藝文界,不,跳到娛樂界。

邀約他人或受邀參加會議或演講,都存在很多的眉角。


邀約

策畫會議或演講並不容易,無論500人以上的國際會議或20人以下的演講。

小到座位、茶點、接駁的安排,大到主講人主持人等的邀約,議程擬定、印製及最後結算經費等等,都有很多細節。特別是學術年會,通常由各校輪流舉辦,學術圈很小,每年大家碰面,總會談起某年在某校開會的往事。

對主辦學校而言,舉辦會議可提高學術聲望,獲得政府補助及企業贊助,如應用得當且有結餘,則可充實系所資源。但,大型會議從同意承辦、聯繫、舉行到收尾,往往耗掉整年的時間,且須動員全體師生。

大拜拜似的國際會議,除台灣學者,還會有國外學者遠道而來。這樣的會議,短則一兩天,長則三五天,還得依與會者的特性安排不同的住宿、餐飲或旅遊。

國際會議開幕式有專題演講,主講人(keynote speaker)大多是國際知名學者,通常得在一年半載前透過關係敲定。幾經書信往來,溝通價碼、條件、日期及參與項目等等,有些主講人甚至要求在五星級飯店舉辦。

待主講人飛到台灣,得派專人專車接機,當日再接到會議現場,此外,還得派個跟班小秘書,帶領他穿梭會場,以免耽誤行程。

如果一切順利,奉上價值不菲的束脩及伴手禮,送上飛機,會議算是大功告成。暫先喘一口氣,再來搞定核銷,上陳結案報告。

但,並非總是這麼順利。

會議舉辦前,可能會收到主講人來信告知無法參加,或希望調整日期配合他的機票或行程。最糟的是,在議程底定,甚至大會手冊付梓後,接到道歉函說不克前來。

此時,只好啟動備案,盡速聯繫其他學術地位相當或正在亞洲進行學術參訪的學者;再不行,台灣學者在懇託之下大多願意應急上場。


演講或會議任務的邀約大致是循著以下的SOP:先打電話或email詢問意願,如果同意,則確認時間及主題或任務項目,正式函告時間地點,並請講者在特定時間前提供明確的講題及投影片等。

電話邀約也分等級。知名學者或政府高官通常由主管親自去電邀請,其他就由助理或秘書代勞。機伶的助理或秘書總會用「我們院長/主任很忙,但......」作為開場。

邀約他人參加會議或演講,如過程細膩體貼,則賓主盡歡,後會有期;如果粗糙馬虎,表面看似若無其事,實則心存芥蒂。


受邀

有些人喜歡受邀演講,有些人則不喜歡。

喜歡,因為可分享經驗,增添自己的經歷,也代表具有一定的專業地位。

猶記有位銀行經理應邀至某系演講,竟有數對花籃送到教室門口,可見演講之事對被重視的程度,也令老師們嘖嘖稱奇。

不喜歡,就婉拒。婉拒也要有技巧,千萬別被誤以為自視甚高,傷了和氣。

來函邀約,如欲婉拒,則回:「另有要事,不克參加」、「領域與會議主軸相去甚遠,歉難與會」,最後加上「祈請見諒,並祝會議成功」云云。如果電話邀約,就得唇槍舌戰一番,述之以理,動之以情,以免斷了後路。


無論學術界多麼波濤洶湧,光天化日下還是個禮尚往來的世界。

我舉辦會議或演講,你撥冗參加;你舉辦會議或演講,我也全力以赴。因此,除了演講,老師們也常受邀擔任會議主持人評論人或與談人

主持人通常是較資深的學者,主要任務是開場及串場,如歌功頌德主辦單位及與會者,又畫龍點睛串接論文,更是加分。

評論人望文生義就是點評論文,指出論文的優缺點。評論人的生態迥異,有些蓄勢待發,恨不得把枝微末節都挑出來鞭打;有些侃侃而談,順便宣揚自己的研究成果;有的則老生常談,以既定觀念或理論來開示眾生,且適用於任何論文。

某次,受邀擔任評論人,突然被告知另一位評論人塞車趕不上,要我幫忙。須臾之間,速速翻完20頁的論文,硬著頭皮上場評論。你說評論難不難?!

大型會議也常有論壇(Forum),根據會議主軸制定題綱,由主持人穿針引線,邀請與談人提出個人看法,並與其他與談人或現場聽眾對談。有些論壇可激發出美麗又有意義的火花,但大多是盍各言爾志,少有交集。


受邀演講或擔任會議任務的感覺,也是五味雜陳。

受邀後的待遇真是大不同。有時接受邀約後,久久沒有消息,演講前兩天才突然聯絡催收講題及投影片。有些演講,去到現場,只見三三兩兩的學生,投影機及麥克風等都尚未就定位。

有些演講,主管不但親自打電話邀約,演講當天作陪用餐,演講時茶點齊備,結束送上演講費及伴手禮,再叫計程車送到車站。

自古文人相輕,學者亦然,更遑論由研究生充場面的會議或論文發表會。通常,十隻有七隻鴨子聽雷,兩隻頻頻點頭,唯一清醒的就是論文作者。

這樣的會議,實在索然無味,度時如年,講者如此,聽者亦然。

參加民間企業或社團邀約,則是另一種故事。

疫情之下,有些演講不僅有現場,也有網路直播。這些企業團隊從接洽、場地設計、流程安排、彩排、活動進行到結束都非常流暢、專業且體貼,令演講者備感尊榮。

對我而言,這也是個嶄新的里程碑。

演講主題無關學術教育,而是個人興趣;不追求學術嚴謹,而以實用取勝。聽眾不是學者或學生,而是與我年齡或興趣相近之人。演講時,可見到與會者流露出期許或羨慕的光芒,與他們對話時,可體會到他們殷切地想了解更多。

***

總之,邀約他人參加會議或演講,如能賓主盡歡,則後會有期。受邀參加會議或演講,無論拒絕與否,都得顧及情面,留下後路。


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