360d 才庫人事顧問
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用心智圖思考,橫向溝通更順暢

什麼是「橫向溝通」?橫向溝通的難處該如何解決?李忠峯老師透過兩張心智圖,從邏輯思維的概念基礎出發,以系統化的方式幫助梳理思緒,並分享學員提出的實際案例與解方,具體化呈現心智圖思維在橫向溝通時的應用。

【正文開始】本文作者 360d才庫事業群資深顧問 李忠峯

近日,許多夥伴們紛紛提出相同問題,詢問橫向溝通的難處!什麼是「橫向溝通」(Lateral Communication)?根據牛津大學的定義,指的是組織內相同位階的員工或部門,進行訊息傳遞的行為。公司裡橫向溝通為什麼重要?原因在於當決策者下達指令後,若平行部門無法好好傳遞原意,形成共識進行協作分工,再好的策略怕也難以順利推動。尤其近年新創公司林立、許多企業朝扁平化組織發展,橫向溝通顯得更為重要。

以邏輯思維的概念基礎出發,在企業內常見的橫向溝通案例有兩個:產品開發會議與檢討會議(如下圖),在圖示的思考架構範圍裡,可以發現其實溝通主要著重於「觀念與技巧」;對上要重倫常、知進退,並且要據理力爭!對下要重關切、知提攜,然後引導相互合作、發揮潛能!而各部門相同位階的橫向溝通,則著重於和諧、尊重彼此專業以及迅速達成合作共識。

案例一:產品開發的思維邏輯心智圖


案例二:檢討會議的思維邏輯心智圖

以下分享幾個學員時常向我諮詢的溝通問題與解答:

一、橫向溝通:在跨部門溝通時,時常會有資訊或認知的落差,又無法直接用開會處理,我們該怎麼做有效溝通?

A:首先必須迅速找出此次溝通的核心問題~ 倘若是因為專業不同而溝通不良,那麼請雙方都用最簡單的方式來進行溝通,針對核心問題來尋求解決!通常這類問題發生的原因都是因為雙方(或某方)無法將核心問題簡單的表明,讓雙方浪費時間做無謂溝通。

二、針對思考比較僵化,無法站在對方角度想事情的對象,該用什麼方式軟化對方?
A:轉移注意力是一件很有趣的事!通常在嚴肅的溝通之前,我會使用一些旁敲側擊的方式來了解對方想法,然後再依據對方反應來做溝通。水平與垂直思考的練習隨時都可做!做多了、做久了,腦神經細胞便會活絡(就像肌肉一般),腦筋一旦靈活、很多溝通的問題都將迎刃而解!

三、工作上的溝通,常常是為了達成一個目的或共識,有沒有一套方法或邏輯,能讓溝通比較順暢?
A:很抱歉!溝通沒有公式。就像是隱藏在我們身體裡的DNA,即便非常類似、但絕不可能完全相同!溝通很講究環境氣氛、當時的心情,也講究個人的習慣、思維等等。心理測評雖然可以幫助我們對自己、對他人有初步的認知,但要真正的彼此瞭解,是有賴於工作上的交流與溝通。閒聊的目的是使用我們最基本的表達能力來做交流,但基本上閒聊不會有目的,卻能增進彼此的理解。

四、如果是工作分工不清或職責分配不清,但不是制度上的問題,反而是在溝通上導致的,該怎麼做呢?
A:要把團隊共識拿出來談!主要是因為表達不良造成的有障礙溝通、隨時都會波及雙方、造成工作量增加,導致失去該有的效率!這時候調停者必須盡快提出此次工作上的共識,舉例來說:為了早點下班就要加把勁找到問題核心,或者是為了讓這次競賽能有好成績,就得使出壓箱寶……等等。 把共同利益拿出來是最快最有效率的方式,但不見得能夠彰顯同仁彼此之間的情誼。建立情誼必須仰賴公司文化的相襯,以及相處時間的累積。

五、現在經常需要遠端工作,在無法和本人實際接觸的情況下,該怎麼溝通會更好?
A:千萬別小看文字的力量!利用適當的軟體、使用工作規範來要求開鏡頭面對面溝通,接下來就是好好說話、好好打字。良善的文字溝通也能使雙方或團隊有很好的交流機會~ 。

六、如何清楚且具體的傳達自己的想法?(不論對上、對下、對面試者都好)
A:我想我會建議大家「刻意練習」。許多國內外大企業都會委請專業講師到企業做表達的訓練;這個做法立竿見影,讓專業的人為團隊設計合適的溝通技巧、做有效地溝通練習,也藉機會更了解彼此,這是很好的方式!

七、溝通需要兩方或以上一起才能做到,但如果兩方都沒有主動要求進行溝通,又該怎麼辦?
A:找出嫌隙的關鍵。「動之以情、誘之以利」,無交集的兩端必須要產生連結!很多時候這個連結其實就在我們身邊卻不自知!身為HR最有機會成為雙方溝通的調停者,同時也是建立連結的關鍵~心理測評也許可以使用的工具,透過人格特質的評估,能幫助彼此更加瞭解,達到有效的溝通!但最重要的一點,大家都是在同一個公司服務,就應該擁有同樣的使命與目標,很多人卻都忽略了這一點有著為公司效力的態度,相信必有溝通的動力,進而凝聚共識,正向的組織發展指日可待!


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